Photo source: Natural-Heart http://www.flickr.com/photos/30291646@N03/6150517434/

La retrospectiva es mi reunión preferida en SCRUM. Es una sesión programada para garantizar la mejora continua de los procesos y desarrollos, para la realización de autocrítica y tratar cualquier punto susceptible de mejora en el transcurso de un Sprint. Además, va alineada con puntos mencionados en el Agile Manifesto, tales como “responder al cambio frente a seguir un plan” y “Personas e interacciones sobre procesos y herramientas”. En todo caso, es una reunión que recomendaría en cualquier equipo de trabajo y de cualquier disciplina independientemente de si aplicáis o no SCRUM.

En los entornos actuales de desarrollo Web, donde el tiempo es un factor clave para no perder la oportunidad de negocio, y el volumen de trabajo es increíblemente grande, muchos equipos que implementan SCRUM suelen adaptarlo en base a sus necesidades, y la reunión de retrospectiva suele caer en el olvido fácilmente. Se recomienda encarecidamente seguir todas y cada una de las reglas de SCRUM para que éste pueda funcionar fluidamente. En este caso, me gustaría remarcar porqué esta reunión debería ser imprescindible en cualquier equipo de trabajo.

¿Cómo funciona?

Es común que la reunión de retrospectiva sea la segunda parte de la Sprint Review Meeting, y suele durar un par de horas. En nuestro equipo técnico acostumbramos a reducirla a 1h o 1’30h en función de la cantidad de puntos tratados.

Se elige una miembro al azar que ejerza el rol de moderador o facilitador de la reunión. El equipo completo se reúne en una sala y cada uno de ellos expone 3 puntos con los que está contento o crea que hayan avanzado durante el Sprint y 3 puntos en los que crea que se deba mejorar. El facilitador se ayuda de una pizarra y separa en dos columnas (Good :-) / Bad :-( ) los puntos mencionados, incrementando mediante votos si más de una persona está de acuerdo con un punto. Al finalizar la ronda, tendremos una lista de puntos positivos y negativos ordenada en función de la importancia de cada uno (más votos, más importante).

Esta primera parte suele ir rápido, y es increíblemente enriquecedor ver cómo cada vez más el equipo se va alineando con los problemas que han surgido y el pensamiento de equipo prevalece sobre el pensamiento individual.

El resto de tiempo de la reunión suele ser variable, pero acostumbramos a recoger los puntos a mejorar, discutirlos brevemente e intentar aportar acciones y personas para mitigar dicho punto. Hay que remarcar que es clave que todos los puntos acaben en acciones y con un responsable, siendo revisadas en el siguiente Sprint, para que ésta pueda desarrollarse en el Product Backlog y no caiga en el cementerio de “los problemas que siempre han ido así y no va a cambiar”.

¿Cuando realizarla?

La reunión se realiza en la parte final del Sprint, cuando las tareas han sido entregadas y se ha realizado la demostración de éstas. Es preferible hacerlas a última hora de la tarde, siempre que todo el equipo esté de acuerdo, para que interrumpa lo mínimo la producción y la segunda parte de discusión pueda alargarse tanto como los asistentes prefieran.

En ocasiones, es útil crear retrospectivas para proyectos grandes que no tienen cabida en un sólo Sprint, e invitar a miembros de otros equipos que hayan participado, con el fin de mejorar el flujo de comunicación entre departamentos y entender lo que necesita cada uno de nosotros.

¿Cómo prepararla como miembro del equipo?

Es importante que nos anotemos en nuestra agenda todo aquello que nos ha afectado negativamente o en positivo nuestro desempeño. ¿El entorno de desarrollo va muy lento?. ¿Algunos miembros del equipo han hecho un sobreesfuerzo excepcional y quieres hacerlo ver? ¿Nos ha fallado la comunicación con otro departamento? Anótalo en el mismo momento, y antes de la reunión revisa que tus puntos son interesantes para la mejora del equipo.

Y no sólo va de exponer tus puntos, sino también de aportar posibles soluciones. Piensa en cual es la mejor solución y aporta con tus propuestas.

¿Qué nos aporta la retrospectiva?

Realizar reuniones de retrospectiva de forma frecuente tiene muchos beneficios que aporta tanto a la compañía como a las personas:

  • Mejora la confianza: El equipo conoce sus puntos fuertes y debilidades, y los miembros comienzan a reconocer sus inquietudes. Empieza a fluir la sensación de que las propuestas son escuchadas.
  • Mayor implicación: Los problemas se abordan de forma directa, y todos son responsables. La compañía ahora conoce las posibles amenazas del equipo y tiene propuestas para mejorar la productividad.
  • Pulveriza rocas“: Hay problemas que se arrastran de forma permanente como si de una roca se tratara. Tratándolo en una retrospectiva con una parte de los votos del equipo hará notar de la importancia de la solución de dicho problema.
  • Valorar personas: En ocasiones, se puede aprovechar para valorar el esfuerzo de algunos miembros o equipos y hacerlo notar al resto del equipo. Las posibles tensiones o problemas personales es mejor tratarlos de forma individual.
  • Visibilidad global: Enviad la tabla de Good/Bad/Actions al resto de la compañía o dirección y dad una visibilidad a todos de cómo afrontáis cada tipo de situación.
  • Objetivo de mejora de ejecución: Cabe recordar que el primer objetivo de la reunion es el de mejorar la ejecución de vuestro equipo. Producir más en menor tiempo, ya sea cambiando prioridades, solucionando distintos problemas, motivando al equipo o simplemente asignando responsables.

Éstos son algunos puntos en que se muestran resultados beneficiosos de la retrospectiva. Es muy importante recordar la importancia de las acciones y sus responsables, realizar un seguimiento y dar un margen de tiempo adecuado para su realización. Si dichas tareas caen en el olvido, parte del equipo perderá la confianza en la metodología y caerá en la tentación de no hacerla más.

De todos modos, viendo la gran cantidad de mejoras que puede llegar a aportar a tu compañia, ¿no merece la pena darle un voto de confianza? :-)

Photo source: Natural-Heart http://flic.kr/p/anv1y3 (cc)

 

1 Comment

 

  1. 12/12/2011  11:57 AM by Elisabet Reply

    Genial! Un artículo en profundidad que es muy útil.

Leave a reply

 

Your email address will not be published.